Comment gérer les priorités dans sa to-do list ?

Comment apprendre à travailler de manière plus efficace ? Comment  ne pas se noyer dès le lundi matin sous des TO DO LIST qui nous donnent une migraine carabinée dès 12 heures ?

 Tout simplement en s'appuyant sur la méthode d'un des présidents américains : Dwigth D.Einsenhower qui aurait déclaré :

“Les choses urgentes sont rarement importantes, et les choses importantes sont rarement urgentes.”

— EINSENHOWER

Oui je sais, il faut la relire au moins 100 fois ! Mais vous allez voir tout va s'éclaircir ! Grâce à cette méthode d'organisation, vous allez différencier ce qui est urgent de ce qui est important.

 

Le dossier du sous-sous chef à rendre pour avant-hier: Est -il urgent pour lui ou important pour vous et vos objectifs ? Ce n'est pas la même chose. Alors, peu importe ce que l'on vous demande de faire, inscrivez cette tâche dans votre matrice  et décidez du moment où vous allez accorder toute votre attention sur cette tâche.

Ensuite, il faudra prendre en compte le moment où vous allez accorder du temps à ce qui est important et non urgent avant que cela devienne important et urgent et là .... catastrophe, burn-out en vue!

 

C'est dans cette case- important/pas urgent, que se nichent des décisions stratégiques à long terme.

 

MODE D'EMPLOI :  

  • axe horizontal : urgence des tâches
  • axe vertical : importance des tâches

 PRIORITE 1: Ces tâches sont importantes et urgentes, bref La totale ! Il faut  donc s'y mettre de suite, et s'en occuper soi-même. 

Exemples : Facturer des clients / Publier un billet pour amener du traffic sur son site / Finir le keynote de la réunion de l'après-midi / Valider le bon à tirer avant impression....

  •  PRIORITE 2 : Dans ce cadre c'est la liste des missions de la journée importantes mais pas urgentes, par contre comme elles sont importantes c'est à vous de les faire ou tout du moins vous devrez impérativement les valider donc cela vous prendra du temps

 Exemples : faire un planning hebdo / donner des missions précises à des collaborateurs / faire de la prospection...

  • A DELEGUER  : La To do list des tâches urgentes mais pas importantes. Elles ne nécessitent pas votre participation, vous pouvez donc les déléguer à votre équipe ou bien si vous êtes seul entrepreneur pour le moment, faites ça en vitesse pendant midi ou bien demain matin en vous levant un peu plus tôt.

Exemples  : passer à la poste pour un recommandé / appeler l'assurance / faire des recherches pour un article pour votre site...)

  •  A ABANDONNER : Activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner. Cette case est assez simple, c'est tout ce qui nous empêche d'avancer pendant une journée et qui en fait n'a aucun intérêt et vous fait perdre beaucoup de temps

Exemples  je vous laisse trouver ce qui pourrit vos journées et ne sert à rien ;-)

Alors prêt pour essayer cette nouvelle méthode d'organisation en début de semaine, j'ai hâte de savoir si vous avez pû vous dégager plus de temps et comment vous vous en êtes servi. Bonne journée !